Рост внимания к Парку высоких технологий: пора подумать о документообороте. Предупрежден - значит вооружен!

В последнее время наблюдается повышенный интерес к деятельности IT-сферы в целом и резидентов Парка высоких технологий (ПВТ) в частности.

Так, например, 3 февраля 2017 года во время "Большого разговора" с журналистами, экспертами и общественностью, в ходе обсуждения темы инвестиций и налоговых льгот, Президент Александр Лукашенко затронул и вопросы, связанные с компаниями ИТ-сектора.

"Айтишники" не все святые. Мало того, что хорошую зарплату получают, платят только подоходный налог, так начали от компаний, которым оказывают услуги за границей, получать "зарплаты в конвертах". Мы скандал не поднимали. Я поручил председателю Следственного комитета поехать, собрать их и предупредить: "Ребята, прекратите шалить". Мы так будем смотреть-смотреть и поставим в ряд со всеми. Чем вы отличаетесь от других, великие айтишники", - сказал Президент, видимо, имея в виду в первую очередь компании, зарегистрированные в ПВТ.

В большей степени это связано с особым регулированием в ПВТ, поскольку в соответствии с Декретом Президента от 22 сентября 2005 года №12 "О Парке высоких технологий" компаниям-резидентам ПВТ предоставлен льготный налоговый режим.

Вместе с тем не стоит забывать о том, что ПВТ был создан для разработки в Республике Беларусь программного обеспечения, информационно-коммуникационных, иных новых и высоких технологий, направленных на повышение конкурентоспособности национальной экономики. Поэтому резиденты ПВТ имеют право осуществлять только те виды деятельности, которые прямо разрешены в соответствии все с тем же декретом №12, с соответствующими запретительными мерами в отношении осуществления иной деятельности.

Контроль за осуществляемыми видами деятельности ведет администрация ПВТ путем рассмотрения отчетов резидентов ПВТ о своих видах деятельности. Однако с учетом поручения Президента компаниям-резидентам ПВТ возможно будет также не лишним более пристально взглянуть не только на "внешнюю часть" (отчетность), но и на "внутреннюю", в частности, вопросы документооборота.

В чем вопрос?

Учитывая специфику деятельности резидентов ПВТ, резидентам необходимо не только внутреннее понимание того, что осуществляемая деятельность соответствует законодательству, но и объективное подтверждение - т.е. документооборот. На первый взгляд может показаться, что сделать это достаточно просто, но на практике могут быть и неоднозначные ситуации.

Внутренние вопросы

Развитие бизнеса требует расширения как по количеству персонала, так и по функционалу внутри компании. Таким образом, постепенно увеличивается штат не только инженерного персонала в компаниях-резидентах ПВТ, но и маркетинговых служб, бизнес-аналитиков и т.д. Безусловно, это вызвано требованиями рынка. Но также могут возникнуть вопросы о необходимости наличия такого количества "непрофильного" персонала и определения функционала такого персонала в компании.

Важное значение могут иметь как подтверждающие документы, так и комментарии самих сотрудников. Например, такой внутренний документ как бизнес-процесс с четко прописанными задачами каждого структурного подразделения от момента получения заказа до сдачи результата работы заказчику поможет определить функционал того или иного структурного подразделения или сотрудника в общей деятельности компании.

Также важно чтобы и сам сотрудник понимал свою роль в бизнес-процессе. Целесообразно, чтобы для каждого сотрудника была разработана должностная инструкция, которая, с одной стороны, соответствовала бы требованиям Единого квалификационного справочника должностей служащих, с другой стороны, была адаптирована для нужд конкретной компании.

Внешние вопросы

Еще одним примером неоднозначной ситуации является формулировка предмета договоров с заказчиками, которые не позволяют точно определить, какие конкретно услуги или работы выполняются резидентом ПВТ.

С первого взгляда такую ситуацию представить достаточно сложно, так как обычно предмет договора подробно согласовывается, чтобы в будущем избежать возможных споров с контрагентами. Однако такая ситуация на практике характерна для так называемых центров разработки, когда заказы поступают непосредственно от компаний группы, находящихся за границей. В таких случаях договоры заключаются между "дружественными" компаниями группы и в большинстве случаев подчинены иностранному праву, которое позволяет формулировать предмет договора лишь в общих чертах. При таких условиях предмет договора может быть сформулирован, например, лишь как "оказание услуг по запросам заказчика", тогда как непосредственно технические задания согласовываются в лучшем случае по электронной почте.

С практической точки зрения в данном случае рекомендуется обращать внимание на то, как подробно формулируется предмет договора, то есть описание конкретных услуг (работ); составляются ли приложения к договору, если рамочным договором предусмотрено, что конкретные услуги (работы) согласовываются в отдельных приложениях; соответствует ли содержание актов оказанных услуг (выполненных работ) условиям, согласованным в договоре и т.п.

Это лишь несколько примеров "внешней стороны медали", когда вопросы документооборота могут быть не согласованы с реальным положением дел. В действительности такие ситуации могут быть самыми разнообразными, в зависимости от направления деятельности компании, структуры договорных отношений с контрагентами и т.д.

Всегда готов!

С практической точки зрения убедиться, что у компании все в порядке и вопросы документооборота находятся полностью под контролем, целесообразно заранее. Ведь чаще всего сбор необходимой фактической информации и подготовка требуемых документов в случае необходимости может занять немало времени, которого, как всегда, может не хватить.

Обобщенно действия компании можно разделить на несколько последовательных этапов.

Ревизия

Первый этап можно условно назвать "ревизией". На данном этапе целесообразно провести комплексный анализ всей документации компании на предмет того, адекватно ли документация отражает объективные бизнес-процессы, происходящие в компании. Такая документация может включать в себя: договорную базу (договоры с заказчиками, приложения и спецификации к договорам, технические задания), кадровую документацию (штатные расписания, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, трудовые договоры и т.п.), документы бухгалтерского учета (счета, акты оказанных услуг, акты выполненных работ, товарные и товарно-транспортные накладные и т.п.), описания технических процессов, бизнес-планы и иные документы в зависимости от специфики компании.

По результатам первого этапа станет возможным критически взглянуть на вопрос и определить рисковые зоны в документации и процессе работы компании. Например, в рамках ревизии может оказаться, что документы не позволяют убедительно говорить о тех исключительных видах деятельности, которые предусмотрены законодательством.

Оценка и выработка решений

На втором этапе возможно провести, в первую очередь, юридическую оценку степени негативного влияния рисков, а также рассмотреть возможности и варианты их устранения или минимизации негативных последствий.

Целесообразно продумать вопросы о том, какие действия и решения могут помочь устранить риски. Например, несогласованность взаимодействия внутренних подразделений компании может быть устранена путем регламентации бизнес-процессов либо четким определением должностных обязанностей сотрудников.

По результатам второго этапа фактически должен получиться определенный план дальнейших действий компании.

Внедрение

Третий этап - это имплементация намеченного плана действий. На данном этапе при необходимости могут быть внесены изменения в текущие документы компании или разработаны и утверждены проекты новых документов. Или же придется забраться поглубже и внести изменения в сам "производственный" процесс или осуществить реструктуризацию бизнеса.

Таким образом, вопросы документооборота, несмотря на кажущуюся простоту, могут порождать дополнительные операционные риски для компании. Решение этих вопросов не требует отлагательств, поскольку по принципу "снежного кома" они будут постоянно накапливаться.

Обозначенные выше ситуации далеко не единственные, на которые стоит обратить внимание, и конкретные решения в компании должны вырабатываться комплексно с учетом всех особенностей деятельности. Такие взвешенные решения позволят оптимизировать внутренние процессы компании и снизить операционные риски.

***

О компании EY

EY является международным лидером в области аудита, налогообложения, сопровождения сделок и консультирования. Коллектив компании насчитывает свыше 230 тыс. сотрудников, которых объединяют общие корпоративные ценности, а также приверженность качеству оказываемых услуг. Мы делаем все возможное для улучшения мира и совершенствования бизнеса в интересах наших сотрудников, клиентов и общества в целом.

Название EY относится к глобальной организации и может относиться к одной или нескольким компаниям, входящим в состав Ernst&Young Global Limited, каждая из которых является отдельным юридическим лицом. Ernst&Young Global Limited - юридическое лицо, созданное в соответствии с законодательством Великобритании, - является компанией, ограниченной гарантиями ее участников, и не оказывает услуг клиентам. Более подробная информация представлена на нашем сайте: ey.com.

Налоговая и юридическая практика EY в Беларуси признана "Лучшей организацией, оказывающей юридические услуги" (2013).